【文電通小講堂】PDF是什麼?他能為我辦到什麼事?



你知道在疫情的影響之下,光是在美國就有34%的上班族在家工作嗎?如果您是遠端辦公的一員,大概知道PDF是我們想要快速、精確地分享資訊的時候,最理想的文件格式選擇。但即使知道PDF是個幾乎無所不能的工具,我們大概還是會不禁納悶:「PDF是啥米碗糕?」、「我要怎麼發揮PDF更多潛力呢?」

心裡有這些疑問是很正常的事情,就花點時間來閱讀這篇文章,稍稍瞭解一下這個無處不在的檔案格式有什麼秘密吧!


安全又靈活的
PDF 🔒
一般人看到這個標題,可能會覺得眼睛花了。PDF難道不是以難修改而聞名的嗎?怎麼可能靈活呢?沒錯,PDF這個格式設計的初衷確實是為了傳輸之後也保持格式恆定,可以當作一份「電子紙本」來看待,例如原始檔案是WordPDF則是將他數位化列印之後的結果。然而這不完全正確,PDF也具備意想不到的靈活性,編輯並沒有想像中的複雜喔!

舉個例子,PDF中電子簽名功能就能打開很多人的想像空間。一個電子文件就像紙本一樣,第一個人看完後簽名,還能分享給下一個人繼續審閱並簽名,依照我們所在的國家法律而定,可能具有完全的法律效力,同時還能達成無紙化的理想目標。
時至今日,許多人還在用紙本與掃描的方式簽名文件,但其實電子方式已經越來越流行了喔!

普通人想要編輯
PDF文件的時候,第一個想到的就是轉成其他的格式,像是WordExcelPowerPoint,但若是文件本身的複雜度高,我們可能會發現這不是最好的選擇,這個時候其實用一些專業PDF軟體裡面的編輯功能,就可以不轉檔的前提下直接修改了。這也是PDF靈活度的證明之一,如需更多資訊,可以參考我們這一篇圖文說明

有些企業或政府機關會有保護文件的需求,所以會統一用
PDF作為最終的格式,為什麼呢?因為PDF這個格式支援加密,也就是說我們能為他加上密碼,讓只知道密碼的人能夠開啟文件,無論是保護個資、病歷表或帳單,PDF加上密碼都是非常理想的組合。更別說除了密碼之外,我們也能夠控制諸如編輯、列印、複製內容等權限呢!

【文電通教學影片】密碼功能:https://www.pdfhome.com/zh-TW/home/articleview?AtcID=20416


格式  ❇️

分享文件之後,讓對方能快速開啟是很重要的事情。即使Google Docs算得上是相當好用,還是有不少人不太熟悉如何操作,更別說是需要付費的微軟Office授權了,並不是人人都有。

這個時候,閱讀免費的
PDF就是最好的選擇,人人都知道怎麼開啟,而且任何平台都支援、顯示完全一樣,哪怕你正在肯亞用一台網咖裡的Windows XP桌機,或是在阿拉斯加的星巴克用平板電腦連Wi-FiPDF的字型、圖片看起來都會和作者看到的一模一樣,無怪乎他是國際上最流行的文件格式之一。
PDF是網路世界中最流行的電子文件格式。
多媒體   
PDF的產生方式遠遠不只是轉檔而已,事實上,許多企業與組織都將PDF技術與自身的網路平台整合,透過自動化流程輸出PDF文件。由於PDF支援的功能實在是太多了,從加上頁首/頁尾、附件、音訊/視訊檔,到圖片、印章等等,其實已經可以符合多數企業的需求。其中音訊/視訊檔是大家比較難以想像的部分,就讓我來特別解釋一番。

想像一下,我們如果正在研究美麗的詩句,或是某個原住民部落的語言及文化,附上錄音或是音樂是不是會比文字描述更加直接?比起另外傳送檔案,我們可以直接將音訊檔放到PDF裡面,讓讀者一按按鈕就能聆聽;加上影片檔案的方式也是一模一樣,只是我們建議最好是短片,不然PDF文件很容易變得極度巨大喔!

【文電通教學影片】🎞️ 音訊/視訊檔案的加入方式:https://www.pdfhome.com/zh-TW/home/articleview?AtcID=20406


壓縮檔案大小   ⬇️
文字佔不了PDF太多的內容比重,圖片、照片和多媒體通常才是真正的元兇。PDF有個厲害的功能就是能在轉換檔案的時候,可以壓縮圖片和照片的大小,讓他們保持清晰之餘還能減少佔據的硬碟空間,對於每天都會備份、儲存大量文件的企業、機關來說更是可貴的一項功能。



【文電通教學影片】壓縮檔案大小功能 (對圖片多的PDF文件特別有效):https://www.pdfhome.com/zh-TW/home/articleview?AtcID=135

表單功能 ☑️
雖然說2020年的現在,我們都會用Google推出的線上工具來請別人填問卷或資料,但某些行業還是會偏好使用安全性、客製化能力較高的PDF來進行──畢竟使用國外的免費線上服務,對於資安來說總是個必須思考的隱患。如果是政府部門的話,更要考慮到保護民眾個資的必要。

PDF就是個解決方案。你知道,PDF文件是可以加上互動性欄位的嗎?沒錯,就是不必印出來、填寫、掃描,而是點一下PDF上欄位就能直接填寫,或是按一下開啟下拉式選單的功能!經過整合之後,系統即能在收到文件之後,直接讀取欄位的內容並傳送至資料庫,免除緩慢的人工鍵入流程。事實上,已經有不少大型組織在用這種方式加速工作流程,例如美國的國稅局(IRS)

【文電通教學影片】表單功能介紹:https://www.pdfhome.com/zh-TW/home/articleview?AtcID=20418


歸檔  🗄️
對於大型企業和政府來說,歸檔是工作中不可或缺的一環,任何紀錄都要保留在公司的資料庫裡面。首選的文件格式?國際上來說,除了PDF別無他人,尤其是專門為歸檔而誕生的PDF/A格式,更是多國政府與企業首屈一指的長期保存用格式。PDF的特性大家都知道,不就是不管多少年之後,不管作業系統與軟體變了幾代,依然還能夠開啟或列印嗎?

身為一位現代的知識工作者,對於事務中任何碰到的東西都要保持好奇心,也許大部分人只是將PDF當成一個可以閱讀和列印的格式,但如果他可以拿來加密呢?拿來加入審閱流程呢?拿來當成歸檔格式呢?要知道許多的可能性,都來自跨越知道與不知道的界線。小小PDF也能立大功,別人能辦到,我們也可以喔!


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