我是新手,要怎麼隱藏PDF上面的敏感資訊?

任何在工作中有接觸公司文件的人都知道,有些資訊就是不該給外面的人看到。話雖如此,我們偶爾可能還是會有需要列印出來,或是傳送檔案給協力廠商、合作夥伴,這時候就必須將最敏感的名字、日期、金額、地點等等抹除掉,來保障資訊安全。

沒錯,就像是我們在間諜電影裡面看到的最高機密文件一樣,這些文件上散布著黑色線條,遮住了最要緊的資訊。

電影裡常看到的機密文件,裡面總是有黑色塗抹區域。

但如果換作是你,你要怎麼遮住這些資訊?

首先我先列舉幾個最常見的新手大NG錯誤 (其實許多災難都是來自一個人的不小心)。

  1. 以為把文字的顏色改成白色就隱藏了 (Word上常見)
  2. 以為把文字的背景顏色改成黑色的隱藏了(Word上常見)
  3. 以為在文字上面放一塊有填充色的形狀就隱藏了 (PDF上最常見)

這些手法只有在列印出來之後才有效果,但若是維持電子文件的形式,甚至用不到專業的PDF軟體,只要一般免費的PDF閱讀器就能讓他們「全都露」。前兩種方式在Word的使用者身上最常見,但是同樣的編輯方式在PDF上很難實現(PDF本來就是對編輯不友善的格式),因此第三種在PDF上比較常見。

當然,也有可能是因為要傳到公司外面,於是這位仁兄就找了Word原檔來改,再另存為PDF,這樣就會符合1跟2中描述的情況了。

以我們的經驗而言,這類要外傳的文件大多是公文、合約等等,而且是完全動不了的掃描件,所以一般人只會想到用第3點講的招數。

以下就看看這3種方法為何一點用都沒有:

這個PDF一用閱讀器打開,所有文字複製貼上到記事本就曝光了。

由上圖可知,無論是哪一種方法,只要複製貼上到記事本,或是手動把白色的註解移開,這些資訊根本藏都藏不住喔!

《讓開!交給專業的來》

博大精深的PDF軟體就擁有專門應對這種情況的功能,他叫做──「標記密文」功能,是任何接觸文件都需要知道的實用招式。

以下是運用文電通專業版操作的完整擷圖教學。由於掃描件的文字無法選取,我們就直接用標記密文工具來劃出一個矩形區域。


1. 選擇「安全性」>「標記密文」

2. 按下左鍵並拖曳出一個矩形範圍,然後放開滑鼠。

3. 出現紅色外框就代表標記密文完成。

4. 標記完所有需要抹除的區域後,按一下上方的「套用密文」按鈕。

5. 按一下「套用」。

6. 再按一下「確定」,把其餘不必要的資訊一併刪除。

7. 確定要刪除的內容種類,再按一下「移除」。

8. 按一下「確定」。

9. 最後很重要的是儲存這份文件,才能讓密文生效。

10. 儲存之後,無論用任何方式都無法得出裡面的資訊了。
資訊安全的重要性與日俱增,即使是PDF文件也是其中的一環,請大家不要輕忽囉!

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