從紙本魔人到地球超人:電子筆記大師速成班

「大家翻到第26頁,今天我們要上的課是 ... 」上課鐘聲甫畢,戴著眼鏡的國雄老師早已就定位,用他低沉卻無甚起伏的音調為下午第一節課開場。

筆記和人生的關聯,伴隨著粉筆屑、窗外的蟬鳴和日頭下的樹影,悄悄成形。鉛筆、原子筆或螢光筆,課本頁邊空白或筆記本,我們一筆一筆的記錄下學習的腳步,慢慢成為未來的自己。



曾幾何時,用紙筆的機會減少,各式各樣的電子文件進入我們的生活。即使課堂上發的講義和教科書還是紙本,「撰寫」這項工作卻全面的移往電腦上了。更別說網路上的文章、期刊、論文、文獻等大多為PDF格式,如果要用老方法全數列印出來,不知道要消耗多少紙張!對於支持環保、疼惜自然的人來說實在太難為。😞😞

紙筆有它的溫度和感情,但身處科技日新月異的現代,文明人講求的是拿捏環保和效率之間的平衡。筆記也是一樣的道理,如果傳統筆記方式能完全電子化,甚至玩出許多新的連續技,難道不該試試看嗎

PDF閱讀器做電子筆記

以前在班上,我可能是筆記技巧最差的人之一了。在下字跡潦草,劃線不用尺,更喜歡在空白處亂塗鴉,所以課本都不太敢給別人看。等到電子文件當道,同學們開始不斷把各式各樣的PPTPDFWord文件列印或影印出來,卻讓我遲疑了:難道一定要浪費這麼多紙張嗎?科技進步的現代,就沒有電子化的方式嗎?


然後我發現了一個出人意料且完全免費的選擇:PDF閱讀器

什麼?PDF閱讀器?你是說那個拿來開PDF文件然後沒什麼用處的閱讀器嗎?沒錯。正是「踏破鐵鞋無覓處,得來全不費工夫」!閱讀器絕對不只是閱讀器而已,強大的電子化筆記功能就躲在你我的眼前!

圖片來源:https://i1.wp.com/www.newmobilelife.com/wp-content/uploads/2015/12/99-1024x566.png?resize=640%2C354

為了將電子筆記優勢發揮到極致,建議大大們可以利用DropboxGoogle Drive這類服務,讓你的筆記只需要有網路就能在任何地方保持一致!

本教學將會以台灣廠商的「PDF文電通4閱讀器」為例來示範電子筆記技巧。這個軟體的英文名稱是Gaaiho Reader,而且「Gaaiho(音ㄍㄚˇ愛吼)」是來自阿美族的問候語喔 ... 我原先以為是台語的「尚蓋好」咧 😆。廢話不多說,我們趕緊開始吧!

👉文電通閱讀器下載連結https://store.gaaiho.com/download/reader.aspx
 👉關於PDF的基本知識:「秒懂關鍵職場文書第四力:PDF」

附註:文章中的影片直接播放可能會有點小~建議用全螢幕來看喔!

轉換為PDF

在使用PDF閱讀器之前,你需要先把做筆記的對象文件轉換為PDF。假如你開啟的是WordExcelPowerPoint這類檔案,安啦!直接另存新檔PDF就好了~




如果手邊有掃描器的話,將紙本掃成電子文件是很簡單的工作。以文電通閱讀器為例,程式裡面就附有廠商自己運營的「Addpdf.com」線上免費轉換連結,而且網站有SSL加密更保障資料絕不外洩,這樣一來轉換普通的電子文件為PDF就非常容易啦!

閱讀器介面上的連結按紐



這份文件是掃描文件嗎?

如果是掃描後的文件,即使裡面看起來有字,其實只是圖片而已。這時候你就需要OCR功能將掃描文件上的文字辨識出來,才方便在PDF之中做筆記。不幸的是免費的OCR服務比較少,品質和可靠度也參差不齊,建議真的需要還是下載軟體來做吧!


筆記技巧 #1:螢光筆畫重點 + 延伸筆記

首頁/註解  > 「文字標記」區的「顯目提示」功能等同於我們現實生活中的螢光筆一樣,可以將文字標上各種顏色。按一下「醒目提示」按鈕後,畫面中會出現一個調色盤,選其中任一個顏色就會對應到螢光筆上。接著,在要標示的地方按住左鍵+拖曳,完成後放開就像用螢光筆畫過一樣



假如要連續畫多個重點,一定要記得按一下右下角這個小按鈕喔!它可以讓你完成標註後繼續使用同個工具。




針對非文字的重點,比如說圖片上的某個區域,則要用它的哥倆好「醒目提示區域」。這個功能可以在頁面任意位置標上任意大小的螢光區域。同前,按一下「醒目提示」按鈕後,游標的樣式會變成十字型,然後在要開始標註的地方按住左鍵+拖曳,完成後再放開。




在真的紙上用螢光筆劃過,就像變了心的女朋友,永遠都回不來了💔😿 ~ 但電子化筆記的好處就是可以隨時回頭!💪 除了萬用的Ctrl + Z大法之外,你也可以將游標移動到標註完的區域上(游標會變成黑色向上三角形),再按一下選取這個螢光筆標註,最後按一下鍵盤上的Delete按鈕,它就會像青春之箭(?)一樣無聲無息地消失了~


變顏色也不是難事喔!如上所述,選取某個螢光筆標註後,在上面按一下右鍵,叫出彈出式選單。裡面有個「內容」選項,按下去,叫出「醒目提示內容」,然後馬上就可以看到顏色不透明度兩個選項。按下顯示當前顏色的色塊,再選擇一個新顏色,然後按關閉即可讓改動生效。



接下來就是最令人驚喜的功能了──官方叫他「附註快顯視窗」,但勤做筆記的我喜歡叫它「延伸筆記」。而且不只是「醒目提示」而已,文字標記裡幾乎所有工具都適用喔!快來看看怎麼用吧!💁


標註完一處後,在上面按兩下就可以叫出一個延伸筆記視窗。裡面會顯示這個標註的類型(例如:醒目提示)、日期時間等資訊。顧名思義,這裡面最適合輸入跟標註處有關的資訊了

例如:你用螢光筆畫了一段課文,裡面就可以輸入與這段課文相關聯的典故、歷史出處、在此處的含意等等。按住最上面的橫條,還可以拖曳這個視窗到任意位置。



按一下右上角的X就可以關閉這個備註視窗。同理,在標註上按兩下他就又跳出來啦~ 無論你在同個頁面上加了多少個標註,都可以利用這招控制同時出現的數量,讓畫面不至於太過擁擠。

最後,如果你想直接在頁面上加筆記的話,則要使用註解 > 附註功能。按一下附註按鈕,然後在頁面上任一處按一下,就會建立一個文件的圖示。然後你可以直接在裡面輸入文字,跟上面的流程相同。改顏色、調位置等等操作也都一樣喔!✅👍


筆記技巧 #2:圖片上也能做筆記

註解 > 繪圖工具區的各種功能,比如說線條、箭頭、矩形、橢圓等,可以讓你任意的在頁面上新增各種圖形。這種圖形什麼時候最好用呢?如果你拿到的是個字少圖多的文件(例如電路圖、平面設計圖),就是繪圖工具大展身手的時候了!👌

比如說你正在研究一幅名畫或設計圖稿,就可以用「橢圓」工具,選擇適合的顏色和粗細(預設是紅色),然後在要標註的地方按住左鍵 + 拖曳即可畫出一個紅圈圈。(但如果隨意在頁面上點一下,就會產生一個固定大小的圈圈)



接著,按一下左鍵來選取新建立的圈圈,一樣按住左鍵+拖曳就能任意移動在頁面上的位置。邊緣上的控制端點讓你可以調整它的大小,變顏色的方式則跟螢光筆相同喔!

如果想要一口氣連續造出多個紅圈圈,按一下「繪圖工具」右下方的小按鈕,功能就不會在圖形完成後自動關閉。另外跟小畫家一樣,按住左鍵+拖曳時按住鍵盤上的Shift鍵,就可以讓圈圈保持正圓形!



圖形也是可以加上「延伸筆記」喔!將游標移到圈圈線上面按兩下,就可以叫出熟悉的視窗,裡面可以輸入這個圈圈框住地方有關的筆記,比如說新的靈感、創意或是心得。



不只是繪圖工具,在基本工具區的「文字方塊」和「圖說文字」兩個功能也是相當適合用在圖片上喔!






按一下文字方塊按鈕後,在頁面上按住左鍵 + 拖曳,即可畫出一個矩形(預設紅色,修改顏色的方式同上),放開左鍵即可完成。

你可以在方框內輸入文字,一旁的視窗還能夠讓你調整字型、大小、色彩等等。實務上文字方塊可以讓內容比較明顯,而不至於被圖片本身影響閱讀。或者你單純只是想放個特別醒目的文字方塊,這個功能也十分好用。




圖說文字則稍稍不同。頁面上按住左鍵 + 拖曳遠一點後,你會看到一條虛線連著一顆方框。這個功能對於需要細部分析一小塊區域的人來說特別好用。




筆記技巧 #3:錄音+檔案附件雙管齊下

這個免費的PDF閱讀器太超出我的想像了,裡面竟然還藏著一個可以直接在PDF頁面上加錄音附件檔案的兩個功能,94狂!😮

圖片來源: http://attachment.netreddaily.com/forum/201405/06/120428m6i317la6aiv3i17.jpg
以往做筆記的時候,有時候難免覺得字句難以表達出自己的意思或是根本描述起來長度太長了,於是就想放個錄音在段落旁邊,未來想聽的時候就能隨時播放!這個小小願望,想不到是由意想不到的免費PDF閱讀器幫我完成了。😄😄


至於附件,則是在引用資料時特別好用。比如說你手上有數個參考用的文件、圖稿或Excel表格,當然不可能大量把內容複製貼上或單純在一旁加註檔案名稱囉!這個時候,只要使用「附加檔案」就可以將這類檔案以附件的形式貼到PDF頁面的任意位置上,然後只要按兩下就可以直接開啟,比以前的笨方式不知道聰明多少倍!🚗💨💨💨

那究竟這兩個超狂功能要怎麼用呢?請看我道來:💁

附加音效

首先請準備好一個麥克風(通常筆電上有內建,但錄音品質不見得好),按一下「附加音效」按鈕,然後在欲插入的位置按一下,就會彈出錄音的視窗。按一下紅點點就可以開始錄音,接著按一下正方形 ■ 按鈕停止。按播放鈕就可以試聽,最後按一下「確定」按鈕就可以看到錄音圖示出現在指定位置上啦!你還可以把圖示變成醒目的紅色,或是改變圖示喔!

這個影片有音效喔~記得打開

最後,只要按兩下圖示就可以播放錄音了。以我的個人習慣,還會在「作者和主題」中加上描述資訊,這樣之後只要把游標放到圖示上就會自動浮現說明了!當然,用「打字機」在旁邊加上說明也是個可行的做法。




更進階的玩法是自行選擇錄音檔案──曾經我聽演講全程錄音之後要整理成分析報告,就發現「音文」並茂非常困難。這時候,我就自行修剪錄音成數十段wav檔案,然後使用附加音效功能的「瀏覽」,配合章節、段落在適當的地方插入錄音。如以一來,就可以用直接引用錄音到筆記之中,簡直是太神了~ 🙌🙋🙌



附加檔案

和附加音效的操作流程類似,但只會更簡單。按一下「附加檔案」按鈕,然後在頁面上欲插入的位置按一下,就會出現選擇檔案的視窗。選擇一個之後按「開啟」,就會彈出視窗讓你調整外觀等等。最後按一下「關閉」按鈕就大功告成了!



按兩下之後會出現一個視窗,提醒你要小心開啟的檔案內有沒有含有惡意程式或病毒。由於我的筆記都是供自己看或是分享給小組成員,因此比較沒有風險。但如果你從不明來源拿到PDF文件,請自己多小心了!⛔👀⛔


隱藏筆記技巧 註解面板

隨著完成第一份電子筆記,有沒有覺得自己朝著環保和效率邁進一大步了呢?在這我還有一個小技巧可以分享給大家:註解面板。很簡單,按一下「註解」 > 「註解處理」區的「註解面板」,就會在視窗左側打開一個面板,裡面就是目前PDF文件中所有註解的總整理。不但可以讓所有電子筆記一目了然,按一下還會自動跳到該註解所在的頁面位置!




電子筆記的功能還有許多,但我覺得以上介紹的在個人用途上應該是綽綽有餘。誠心而論,每人做筆記的習慣不同,也不見得熟悉軟體的操作方式,可是如果要達到分享容易、在哪都可以開啟、格式保持恆定這三點, PDF電子筆記是你的上上之選!😤👍

雖然大家日常生活中不免會用到紙本,但只要人們逐漸意識到環保的重要和PDF電子筆記的好,或許有一天我們可以從個人做起,實現真正的「無紙化」,為美麗的地球盡一份小小心力。🌈🌍✨


文末,我突然想到老師改考卷或作業完全也能夠用此方式電子化 ...  電子筆記的用途真是太廣泛了啊!筆者希望各位大大也能一同加入,思考怎麼樣電子化、無紙化生活中各式各樣依賴紙本的流程!一人的力量是渺小的,但集思廣益或許我們就能成為最環保的無紙之島~

👉文電通閱讀器官方下載連結https://store.gaaiho.com/download/reader.aspx


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