[成功案例]雅特生科技藉文電通催化高效團隊合作

1968年成立於亞利桑納州坦佩市的雅特生科技(原艾默生嵌入式運算和電源產品部),為設計與製造能源轉換以及嵌入式運算解決方案的世界領導廠商,其客戶遍及多種產業,包含通訊、運算、醫療、軍事、航太與工業自動化。

在購併雅達電子和摩托羅拉嵌入式通訊運算部門後,雅特生科技已成為享譽國際的高階網路運算解決方案提供商,共有2萬多名員工、10座工程中心、4座生產設施,以及諸多銷售與支援辦事處散布於世界各地。


雅特生科技基本資訊
產業別:電機/電子製造
總部地點:美國亞利桑納州坦佩市
使用人數:1087
採用文電通自:2008
使用產品:PDF文電通專業版


改用PDF文電通為解決方案
身為世界頂尖的能源設備供應商之一,雅特生科技早已充分瞭解PDF處理註解與保障安全的出色能力,並廣泛運用此格式於內部的鉅量文件作業之中。最初,雅特生科技選擇Adobe® Acrobat®作為企業上下使用的軟體,但隨著業務量與使用人數的擴張,主管們逐漸發現其高昂價格與嚴苛的授權條款已經無法再應付與日俱增的需求。「在那樣的情況下,我必須找到讓全體同仁都能輕易轉用的解決方案。」雅特生科技IT經理Nelson回憶道,「從網路上可以找到很多PDF方案,但經過嚴謹的測試與比較後,我們IT團隊一致認為PDF文電通是最適合的選擇。」

使用PDF文電通多年後,近期一次大規模的系統升級規劃促使雅特生科技評估最新版本的PDF文電通專業版。經過審核流程後,IT團隊認可了新版的嶄新的UI設計與多項核心功能改良,從而決定全面將香港、菲律賓和中國共6個辦事處、合計逾1000多份的授權,透過文電通企業授權方案一次升級到位。

實地演練PDF文電通
雅特生科技日常的作業處理都離不開PDF文電通,無論是替電路圖標記註解,或是以電子方式簽署文件。在企業之中,我們精選了三個絕佳的部門實戰經驗,各自皆能充分展現PDF文電通提升工作效率的能力,其分別為開發部、採購/業務部及文件管理部。

【 案例 1:開發部 】 - 實現便利註解與協作

·         主要職務:電路圖設計
·         使用功能:註解、簽名、檔案轉換

作為分散式電源系統的產業翹楚,雅特生科技生產多種不同類型的電源產品,像是AC-DCDC-DC,以及適用於處理器的電壓調節模組(VRMs)。而保障這些產品作工與品質的關鍵,正是極為重視精確與團隊合作的的開發部門。藉由專業版的註解工具與自訂快速存取工具列,工程師不僅能夠迅速完成電路圖的標記與註解,更可以得知註解的作者、註解日期等重要資訊。「我們使用PDF註解功能的頻率非常高,而自訂快速存取工具列使我們能立即執行常用的功能。」IT工程師Sam接著說道,「另外,我們還用浮水印區分文件的狀態,讓其他團隊第一眼就能掌握情況。」

結束幾回合的編輯與審閱後,工程部主管會在最終版的草案簽上電子簽名,並將設計圖送至審查階段;各階段的審查者核准並簽名後,會再遞交給下一階段的審查者,經由層層嚴謹的審查,確保產品能符合公司各項標準。在這樣的跨部門協作機制中,電子簽名具備的速度與無紙化作業優勢,正是雅特生科技需要的功能。



【 案例 2:採購部門 】 - 值得信賴的轉換與編輯功能

·         主要職務:文件處理與內容審查
·         使用功能:編輯、建立PDF,將PDF轉換為其他格式

對製造業的員工而言,當文件中出現人為失誤,作業人員就需要在有限的時間內修改內容。因此,若是每位接觸文件的員工都能轉換PDF為可編輯的格式,工作效率即會自然提升。例如以往修改PDF格式的供應合約時,由於文件來自外部,採購人員只能重新輸入到Word後再修改,但現在只要將PDF轉換為Word就能解決,不用再耗費大量的時間。

除了批次轉換為其他格式,PDF文電通還能以極快的速度將檔案列印為PDF。雅特生科技內高度使用PDF的員工約有200多名,平均下來每天就建立將近2000份文件,例如合約、報價單、訂單、CAD設計圖和各類資料表。「我每天處理的文件種類就有10幾種,有些要轉成PDF、有些則是PDF轉成其他檔案格式,而其中在送出之前必須先修改。」採購部門經理Anna續道,PDF文電通讓這些工作變得簡單又迅速,完全符合我們的期待。」


【 案例 3:文件管理部門 】 - 歸檔專家

·         主要職務:歸檔之前必須檢查並轉換為PDF
·         使用功能:批次轉換、檢查文件

對由於PDF具備的安全性、維持原始檔案格式以及降低檔案大小的特色,雅特生科技一直以PDF作為電子文件歸檔的標準格式。每天各部門皆會產生大量的檔案,而當裡面任一份文件通過審查時,文件管理部門就會收到其副本以進行檢查與歸檔。團隊必須檢查格式、參數、頁碼和隱藏中繼資料等項目是否符合歸檔標準,才能轉換成PDF再上傳至系統。「用PDF歸檔的好處是文件能夠保持原始的格式。」文件管理部資深行政專員Karen說道,「而且用PDF文電通移除中繼資料和批次轉換成PDF,不但加快了歸檔的流程,也降低了我們的工作負擔。」



我們需要的不僅僅是能快速部屬的解決方案,還必須以較
低成本取得強大的PDF功能,而PDF文電通是個絕佳的選擇。」
                                                         - IT經理Nelson / 雅特生科技



成果斐然

更換為PDF文電通後,雅特生科技不僅降低成本、提升工作效率,更藉由PDF文電通直覺性的操作介面,大幅降低了磨合期所需的時間與精力。每當企業全面導入新軟體時,在過渡期間往往需要IT部門提供教育訓練或技術支援,但藉由PDF文電通邏輯性的功能分類、直觀的符號表示,員工在極短的時間內就能立即上手。「我們能用PDF文電通豐富的功能處理各式各樣的文件,預算也符合我們的規劃。如今PDF文電通已經是我們提升生產力中不可或缺的一環。」Nelson總結道。


文電通主要優勢
以註解和電子簽名,達成高效團隊合作
雙向批次轉換,簡化了編輯作業
PDF文電通企業授權方案,省下了48%的費用

以PDF格式歸檔,以降低時間與人力成本


0 意見: