[成功案例]中研院藉由文電通建立PDF轉換中心




成立於1928年的中央研究院,作為中華民國學術研究最高機關,歷任的院長中不乏於近代史上兼負盛名與影響力的著名學者,例如在新文化運動期間提倡白話文、於中國自由主義發展上占有舉足輕重地位的胡適,以及在1986年榮獲諾貝爾化學獎的李遠哲博士。

中央研究院不僅肩負提升人文及科學研究、提出政策建言的重任,在培養高級學術人才之外,更是唯一直接隸屬於總統府的研究機構。

中央研究院基本資訊
l   產業別:國家學術機關
l   地點:台灣台北
l   組織規模:4221
l   組織架構:3大學組、24研究所、7研究中心
l   採用文電通自:2010
l   使用產品:PDF文電通伺服器(無限版)
l   年度PDF轉換量:約6,000 – 12,000個檔案

中央研究院大門


產品簡介

PDF文電通伺服器為棣南的高階PDF轉換工具,能夠轉換大量的檔案為符合ISO標準的PDF。除了具有豐富完善的轉換設定,管理員還可以輕鬆為組織所有的連線與轉換作業把關。PDF文電通伺服器擁有三大易於使用的特色:
ü   內建主控台與用戶端
簡易、直觀的轉換設計。從用戶端連線到伺服器後,便能以操作Driver的方式轉換檔案為PDF
ü   監看資料夾
強大的自動化轉換工具。將監看資料夾內所有的檔案自動轉換為PDF,並從四個「狀態資料夾」檢視轉換結果
ü   開發者工具
PDF文電通伺服器是唯一支援整合的解決方案,能以超乎想像的速度將巨量資料轉換為符合標準的PDF檔案


面臨的挑戰

如同全球各地頂尖的研究機構,中央研究院日益增長的研究項目產生了大量資料。由於PDF不僅能確保檔案在不同裝置、作業系統呈現一致的格式,更能減少檔案大小而節省儲存空間,明顯成為院內資料歸檔與管理的首選格式。然而,IT人員也很快的意識到他們需要嶄新的方式建立PDF檔案,而非沿用傳統方案。「原本的操作是先將HTML轉存為PDF,再合併這些PDF為一份文件。」中央研究院資訊服務處資訊專員Allen說道。「以前是因為檔案類型較少,但現在這樣的操作方式卻顯得非常沒有效率。我們在尋找解決方案時,就找到了PDF文電通。」

中央研究院需要解決的困難為:
1.      每日需要轉換大量的檔案為符合ISO標準的PDF
2.      能夠自動執行並轉換PDF
3.      縮小產生的PDF檔案以節省儲存空間。
4.      降低軟體的維護與管理費用。


易於部署與使用

中央研究院內有超過1000位的研究員、管理人員和教育工作者需要PDF的轉換功能,但為每一位使用者都購買授權不僅會導致高昂的前置成本,長期下來也增加了維護與管理的難度。況且部分使用者更只需要在某時期用到該功能,使得傳統授權方式無法達到合理的成本效益。因此院方認為,集中在伺服器進行轉換與合併才是最切時宜的解決方案,如同Allen所說的一樣:PDF文電通伺服器除了支援多種檔案格式的轉換,還可以直接合併為一個PDF。」現在,使用者只要將檔案傳送至轉換中心,便能迅速取得PDF檔案;而IT人員只需定點維護2台伺服器即可完成工作,而不必同時照顧院內各學院、部門多達1000多台的電腦,大幅簡化管理作業以及維護時間。
中央研究院資訊科學研究所大門「藉由伺服器集中部署機制不僅讓IT易於維護與管理軟體,也大幅降低了我們整體的採購成本。」                                                                                                                  - 電算中心‧資訊專員Allen

自動化與大小控制

從各單位傳送到電算中心的檔案每月高達1000個左右,再考慮數量和既有資源的合理分配,IT團隊希望維護所需的人力能越少越好。而中心的內部分析更指出,大多數的檔案是學術研究的專案文件,其包含了個人資訊以及大量的圖表和影像。因此,自動調整檔案大小成為工作流程中的重要關鍵。

透過PDF文電通伺服器調整影像壓縮比的功能,使用者在轉換前就能先決定檔案輸出的大小。對系統管理員而言,PDF文電通伺服器能夠自動管理大量文件,讓他們只需偶爾檢查工作狀態即可,並將時間與精力花在其他任務上。值得一提的是,PDF文電通伺服器提供精準迅速的轉換能力,減少了耗費在校對的時間,就像Allen指出的一般:「文電通提高了轉換的精準度,為我們省下大量校對的時間。」

自動化與大小控制-文電通



樂見的結果

現在,中央研究院已經全面使用PDF文電通伺服器,並以精準迅速的效能持續為院方建立符合標準的PDF檔案。研究機構也藉此分享、儲存與維護大量電子文件,為重要研究計劃以及國內高等教育不斷做出貢獻。值得一提的是,中央研究院特別滿意PDF文電通伺服器易於部署的特色與物超所值的價格,正如Allen為本次產品整合所下的總結:PDF文電通伺服器集中部署的特色不僅讓IT人員更容易維護與管理,也明顯的減少整體的採購成本。」


文電通主要優勢
倍受肯定的轉換精準度

以集中部署,節省時間和成本

自動化處理與大小控制


資料來源
1. Kaur Jmeb (2005)Academia Sinica。取自維基共享資源(CC BY-SA 3.0
    https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Academia_Sinica.JPG#/media/File:Academia_Sinica.JPG
2. Novaspes (2010)Logo of Academia Sinica。取自維基百科(Fair use
    https://en.wikipedia.org/wiki/File:Sinica_logo.PNG#/media/File:Sinica_logo.PNG
3. Kaur Jmeb (2005)Sinicaiis。取自維基共享資源(CC BY-SA 3.0
    https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Sinicaiis.jpg#/media/File:Sinicaiis.jpg

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